Finn frem dokumentasjonen om anlegget
Start med tilgjengelige tegninger, drifts- og vedlikeholdsinstrukser, servicerapporter og informasjon om tidligere arbeid. Noter hvilke bygg, oppganger, lokaler og rom anlegget betjener. Hvis dokumentasjonen er ufullstendig, bør det stå i forespørselen i stedet for at styret antar hvordan kanalnettet er bygget opp.
For arbeidslokaler omtaler Arbeidstilsynet både krav til ventilasjon og dokumentasjon av ventilasjon og inneklima. Hvilken dokumentasjon som er relevant i deres bygg, må vurderes ut fra anlegget, bruken av lokalene og arbeidet som skal bestilles.
Be om en vurdering av behovet og omfanget
Ventilasjonsrens bør beskrives mer presist enn «rens av hele anlegget». Be leverandøren oppgi hvilke kanaler, ventiler og andre komponenter som skal inspiseres eller rengjøres, og hvilke deler som ikke inngår. Avklar også om tilbudet bygger på befaring, bilder, tilgjengelig dokumentasjon eller andre observasjoner.
Ikke bruk lukt, støv eller misnøye med inneklima som bevis på én bestemt årsak. Slike forhold kan ha flere forklaringer. Dersom problemet fortsetter etter at kjente feil er rettet, kan det være behov for en bredere vurdering enn rengjøring alene.
Skill rens fra service, filterbytte og innregulering
Et ventilasjonsanlegg kan blant annet bestå av aggregat, filter, kanaler, ventiler og styring. Be derfor om at tilbudet skiller mellom kanalrens, rengjøring av ventiler, filterbytte, arbeid på aggregatet, feilsøking og andre serviceoppgaver.
Rengjøring er heller ikke det samme som å måle eller justere luftmengder. Hvis måling eller justering skal inngå, bør leveransen og rapporteringen avtales uttrykkelig, slik at dette ikke blir en uklar forventning til en bestilling som ellers bare gjelder rengjøring.
Planlegg tilgang uten å love mer enn dere kan holde
Kartlegg hvor leverandøren må komme til: tekniske rom, fellesarealer, himlinger, ventiler og eventuelle boenheter eller arbeidsrom. Avklar hvem som håndterer nøkler og adgang, hvilke tider arbeidet kan utføres, og om møbler eller gjenstander må flyttes.
Hvis private boliger eller lokaler i bruk berøres, bør varslet først sendes når leverandøren har bekreftet omfang, tidsplan og nødvendige forberedelser. Beskriv hvordan manglende tilgang håndteres, slik at styret ikke lover at alle deler blir ferdige samme dag uten et faktisk grunnlag.
Avtal hvordan bygget beskyttes under arbeidet
Be leverandøren forklare hvordan arbeidsområder skjermes, hvordan støv og løst materiale samles opp, og hvordan ventiler og overflater etterlates. I lokaler med særskilt bruk eller forurensende prosesser må behovet vurderes ut fra aktiviteten og anlegget, ikke ut fra en generell boligsjekkliste.
Arbeidstilsynet understreker at ventilasjonsløsningen i arbeidslokaler må ta hensyn til bruken av lokalene og eventuelle forurensninger. Virksomheter bør derfor koble bestillingen til egne driftsrutiner og risikovurderinger der dette er relevant.
Kilde: Arbeidstilsynet: Ventilasjon ved forurensninger og bruk av kjemikalier
Sjekkliste til forespørselen
Send samme grunnlag til leverandørene dere vurderer. Da blir det enklere å sammenligne omfang og forbehold, ikke bare totalsummen.
- Bygg, oppganger, lokaler og rom som skal omfattes.
- Kjent anleggstype og tilgjengelige tegninger eller driftsinstrukser.
- Hva som skal inspiseres, rengjøres, måles eller skiftes.
- Tydelig skille mellom kanaler, ventiler, filter, aggregat og styring.
- Tilgang til tekniske rom, fellesarealer, boliger eller arbeidsrom.
- Plan for varsling, skjerming og praktiske forberedelser.
- Ønsket dokumentasjon etter arbeidet, inkludert avvik som må følges opp.
- Hvem som kan godkjenne tilleggsarbeid dersom nye forhold oppdages.
